E-Procurement

Viele Einzelbestellungen und ein hoher Beschaffungsaufwand bei gleichzeitig geringem Volumen und wenigen Abrufen machen die Beschaffung von C-Teilen in großen produzierenden Industrieunternehmen zu einer Herausforderung. Um Hilfs- und Betriebsstoffe dennoch systematisch und effizient beschaffen zu können, werden E-Procurement-Systeme eingesetzt, welche die operativen Vorgänge über Desktop-Purchasing-Systeme abwickeln und eine je nach Anforderung mehr oder weniger automatisierte, digitale Interaktion zwischen Lieferant und Käufer ermöglichen.

Sell-Side E-Procurement: Die Nachteile von Webshops

Die wohl bekannteste E-Procurement-Lösung ist der lieferantenseitige Webshop, der vor allem in der B2C-Beschaffung Anwendung findet, im B2B-Bereich aber etliche Hürden aufweist und Mehrkosten verursacht:

  • Der Webshop ist beschränkt auf ein endliches Produktportfolio.
  • Der Nutzer ist gezwungen, das eigene System zu verlassen und sich in das System des Lieferanten einzufinden.
  • Bestelldaten werden nicht automatisch in das kundenseitige System eingepflegt.
  • Dem Maverick-Buying werden Tür und Tor geöffnet.
  • Das Controlling wird erschwert
  • Es besteht ein erheblicher Aufwand für die Kontrolle des Wareneingangs und der Qualität.
  • Besondere Anforderungen an die Lieferung können nicht berücksichtigt werden.
  • Die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung wird erschwert.

Buy-Side: Unternehmenseigene E-Procurement-Lösungen

In großen Industrieunternehmen werden bereits komplexe und auf das jeweilige Geschäftsfeld perfekt abgestimmte Systeme für Beschaffungsabwicklung, Produktionssteuerung und Warenwirtschaft gepflegt, welche den Warenfluss effizient steuern und kontrollieren. Da ein Ausbruch aus diesen Systemen immer mit den oben genannten Kosten bzw. Nachteilen verbunden ist, besteht im B2B-Bereich häufig die Anforderung, dass sich der Lieferant anpasst und im Optimalfall bereit ist  eine adäquate Anbindung an das Kundensystem zu schaffen. Der Kunde hat so die Möglichkeit sicher, systematisch und effizient über das eigene System zu bestellen. Die Vorteile dieser Lösung liegen auf der Hand:

  • Es können alle Artikel eingepflegt werden, die der Kunde benötigt.
  • Die Bestellauslöser arbeiten im gewohnten System.
  • Die Bestell- und Lieferdaten können direkt im kundenseitigen System verarbeitet werden.
  • Lieferanten und Produkte sind festgelegt und qualifiziert.
  • Das Controlling des Beschaffungsprozesses ist über interne Instrumente abgedeckt.
  • Wareneingangskontrollen werden automatisch abgewickelt.
  • Individuelle Liefermodalitäten können integriert werden.
  • Die Abwicklung von Rechnung und Zahlung wird automatisiert.

Projektablauf

E-Procurement Projektablauf

Zu Beginn eines jeden Beschaffungsprojektes stehen drei Schritte. Zunächst erfolgt auf Kundenseite die Definition der C-Artikel und Bedarfsmengen sowie die Ermittlung der Serviceanforderungen. Wir kümmern uns gleichzeitig um die Produktberatung sowie die Erstellung eines individuellen Servicekonzeptes für Bestellwesen und Lieferung. Nach dieser Basisberatung Erfolgt die weitere Beschaffungsoptimierung sowie die Vorbereitungen zur Umsetzung des E-Procurement-Systems:

  1. Datenbereinigung und Harmonisierung
  2. Die Erstellung des E-Kataloges
  3. Schnittstellenanbindung nach den geforderten EDI-Standards

E-Procurement-gestützter Beschaffungsprozess für Ihre C-Teile

Nach erfolgreicher Implementierung gilt es die Früchte der Projektarbeit im Tagesgeschäft zu ernten. Der Beschaffungsprozess läuft nun gemäß den gesetzten Anforderungen automatisiert und strukturiert ab. Die Fehlerquote ist verschwindend gering und kann über regelmäßige Feedbackschleifen weiterhin minimiert werden.

Ihr Ansprechpartner

Thomas Dahmen
Projektleiter e-procurement